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Ordinateur de bureau et Web
Créer un événement dans l’application RingCentral pour ordinateur de bureau et
Web
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Comprendre l’interface de messagerie
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Démarrer une conversation par messagerie instantanée
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Gérer des fichiers joints
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Gérer des notes
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Gérer vos tâches
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Gérer une équipe
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Comprendre le fonctionnement des conversations
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Gérer les conversations
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Gérer vos paramètres de message
Les événements sont un moyen utile pour vous et vos collègues de suivre ce qui se passe avec les personnes, au sein d’une équipe et même au sein de l’entreprise. Cela peut être utile dans des situations diverses, par exemple lorsque vous voulez savoir quand une personne sera hors du bureau et indisponible.
Une fois qu’un événement a été créé, vous pouvez le consulter et le gérer dans une conversation via le panneau Détails de la conversation, sous l’onglet Événements dans un message direct, une conversation de groupe ou une conversation d’équipe. Vous pouvez également afficher tous les événements créés dans toutes les conversations auxquelles vous faites partie via l’onglet Événements de l’interface Tâches et plus.
Vous pouvez créer un événement dans toutes les conversations dans lesquelles vous pouvez publier, y compris les messages directs, les conversations de groupe et les conversations d’équipe. Vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes si vous souhaitez créer un événement dans l’application RingCentral :
- Dans le menu Tâches et plus, créez un événement en plaçant votre souris sur l’onglet Événements dans le volet de gauche du menu Tâches et plus, puis en cliquant sur le bouton plus Nouvel événement.
- Dans le menu Tâches et plus, créez un événement en cliquant sur l’icône de calendrier Nouvel événement dans l’angle supérieur droit de l’ interface Tâches et plus.
- Dans le menu Tâches et plus, créez un événement en sélectionnant une heure et un jour d’ouverture sur le calendrier de votre équipe.
- Dans n’importe quelle conversation, créez un événement en cliquant sur l’icône de calendrier Nouvel événement au-dessus du champ du message.
Aux fins de cet article, nous n’aborderons que deux méthodes. Examinons ces méthodes plus en détail ci-dessous.
Créer des événements dans Tâches et plus
Si vous souhaitez créer un événement dans Tâches et plus, procédez comme suit :
1. Accédez à Tâches, Événements, Fichiers, Notes (Tâches et plus) via la barre de navigation de gauche.
2. Passez votre souris sur Événements dans le volet de gauche, puis cliquez sur le bouton Plus Nouvel événement qui apparaît tout à droite.
3. Sélectionnez une équipe dans le champ Équipe.
4. Indiquez un titre pour votre événement dans le champ Titre de l’événement (obligatoire).
5. Définissez la Date de début (obligatoire) et la Date de fin (facultatif) de l’événement.
6. Cochez la case Journée entière si l’événement s’exécute toute la journée pour les dates spécifiées
OU
Définissez l’heure de début et l’heure de fin de l’événement.
OU
Définissez l’heure de début et l’heure de fin de l’événement.
7. Si vous souhaitez que l’événement se répète, sélectionnez une option dans le menu déroulant Récurrence et configurez les paramètres associés à l’option choisie pour ce paramètre (facultatif).
8. Saisissez l’emplacement de l’événement dans le champ Emplacement (facultatif).
9. Sélectionnez la couleur que vous souhaitez utiliser pour l’événement via le paramètre Balise de couleur (facultatif).
10. Saisissez une description de l’événement dans le champ situé en bas de la fenêtre modale (facultatif)
11. Cliquez sur le bouton Créer pour terminer la création de l’événement.
Créer des événements dans une conversation
Si vous souhaitez créer un événement dans une conversation, procédez comme suit :
1. Accédez à Message via la barre de navigation de gauche.
2. Sélectionnez une conversation dans la liste des conversations.
5. En bas de l’application, cliquez sur l’icône de calendrier Nouvel événement juste au-dessus du champ de message pour ouvrir la fenêtre modale Nouvel événement.
6. Indiquez un titre pour votre événement dans le champ Titre de l’événement (obligatoire).
7. Définissez la Date de début (obligatoire) et la Date de fin (facultatif) de l’événement.
8. Cochez la case Journée entière si l’événement s’exécute toute la journée pour les dates spécifiées
OU
Définissez l’heure de début et l’heure de fin de l’événement.
OU
Définissez l’heure de début et l’heure de fin de l’événement.
9. Si vous souhaitez que l’événement se répète, sélectionnez une option dans le menu déroulant Récurrence et configurez les paramètres associés à l’option choisie pour ce paramètre (facultatif).
10. Saisissez l’emplacement de l’événement dans le champ Emplacement (facultatif).
11. Sélectionnez la couleur que vous souhaitez utiliser pour l’événement via le paramètre Balise de couleur (facultatif).
12. Entrez une description de l’événement dans le champ situé en bas de la fenêtre modale (facultatif).
13. Cliquez sur le bouton Créer pour terminer la création de l’événement.
Configurer un événement
Maintenant que nous avons examiné comment créer un événement, examinons chacun des paramètres que vous trouverez lors de la création d’un nouvel événement.
- Titre de l’événement : le titre de l’événement.
- Journée entière : cochez cette case si l’événement dure toute la journée. Cela désactive les paramètres Heure de début et Heure de fin.
- Date de début : date de début de l’événement. Cliquez dans le champ pour choisir une date.
- Date de fin : date à laquelle l’événement se termine. Cliquez dans le champ pour choisir une date.
- Heure de début : heure de début de l’événement. Cliquez dans le champ pour choisir une heure.
- Heure de fin : heure de fin de l’événement. Cliquez dans le champ pour choisir une heure.
- Récurrence : utilisez cette option pour spécifier si vous souhaitez que l’événement se répète. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez l’une des options suivantes : Aucun, Tous les jours, Tous les jours de la semaine, Chaque semaine, Chaque mois et Chaque année.
- Quand : si vous avez sélectionné l’une des options du paramètre Récurrence, ce paramètre vous invite à choisir la durée pendant laquelle vous souhaitez que cet événement se répète. Parmi les options disponibles, on trouve les suivantes :
- Toujours : sélectionnez cette option si vous aimeriez que l’événement se répète pour toujours.
- Prend fin le : sélectionnez cette option si vous aimeriez que l’événement se termine à une certaine date. Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez que l’événement se termine via le paramètre Date de fin qui apparaît à droite de ce paramètre.
- Prend fin après : sélectionnez cette option si vous souhaitez que l’événement se termine après un nombre spécifié de fois. Indiquez le nombre de fois (10 fois maximum) que vous souhaitez répéter l’événement via le paramètre Heures qui apparaît à droite de ce paramètre
- Emplacement : le cas échéant, incluez l’endroit où cet événement se produira.
- Balise de couleur : attribuez une couleur à votre événement en faisant votre choix parmi différentes couleurs. La valeur par défaut est Noir.
- Saisissez la description de l’évènement : fournissez une description de l’événement dans ce champ. Mettez en forme votre texte à l’aide des options de marquage qui apparaissent sous ce champ.
Afficher le calendrier des événements d’équipe
Une fois que vous avez créé un événement, celui-ci apparaît dans le fil de discussion, accompagné de son nom, de sa date et de son heure (y compris s’il est configuré pour se répéter), son emplacement et sa description. Vous pouvez afficher, trier et filtrer tous les événements depuis un seul endroit, dans la vue de calendrier par jour, semaine et mois. Pour afficher ces événements, vous pouvez soit les afficher sous le panneau Détails de la conversation dans une conversation, soit accéder au menu Tâches et plus.
Afficher des événements d’équipe dans les détails de la conversation
Lorsqu’un utilisateur crée un événement dans une conversation, en plus de trouver cet événement dans le fil de discussion, vous pouvez également accéder à tous les événements à venir créés dans cette conversation. Pour afficher ces événements, procédez comme suit :
1. Accédez à Message via la barre de navigation de gauche.
2. Sélectionnez une conversation dans la liste des conversations.
3. Cliquez sur le menu Plus représenté par trois points dans le volet Détails de la conversation tout à droite, puis sélectionnez Événements.
Si vous souhaitez afficher tous les événements d’équipe dans cette conversation, y compris les événements passés, cliquez sur Tous les événements dans l’angle inférieur droit du volet Détails de la conversation pour afficher le calendrier des événements d’équipe.
Les événements sont classés par date, avec les événements actuels ou à venir en haut de la liste, et vous pouvez cliquer sur n’importe lequel des événements pour ouvrir les détails le concernant.
Afficher le calendrier des événements d’équipe dans Tâches et plus
L’onglet Événements de l’interface Tâches et plus contient tous les événements créés dans vos conversations, y compris les messages directs, les conversations de groupe et les conversations d’équipe. Dans la partie supérieure et centrale du volet de droite, vous pouvez sélectionner l’un des types de vues suivants :
- Agenda : contient des colonnes d’en-tête cliquables pour trier vos tâches dans la vue (plus d’informations ci-dessous).
- Jour : contient tous les événements de la journée et tous les événements du jour en cours avec son indicateur d’heure. Vous pouvez accéder aux événements d’équipe du jour précédent ou suivant en cliquant sur les flèches gauche et droite en haut à gauche du volet de droite. Cliquez sur Aujourd’hui pour revenir aux événements du jour en cours.
- Semaine : contient tous vos événements de la semaine en cours avec l’indicateur d’heure situé dans la partie gauche du volet de droite. Le jour en cours et ses événements sont mis en évidence. En haut à droite, vous pouvez personnaliser votre vue en sélectionnant Afficher les week-ends, Masquer les week-ends, Démarrer le dimanche ou Démarrer le lundi.
- Mois : contient tous vos événements du mois en cours. Les événements du jour en cours sont mis en évidence. En haut à droite, vous pouvez personnaliser votre vue en sélectionnant Afficher les week-ends, Masquer les week-ends, Démarrer le dimanche ou Démarrer le lundi.
Si vous êtes en vue Agenda, les colonnes d’en-tête suivantes s’affichent :
- Heure : le jour, la date et l’heure de l’événement.
- Titre de l’événement : le titre de l’événement.
- Créé par : l’utilisateur qui a créé l’événement.
- Publié dans : la conversation ou l’équipe dans laquelle la tâche est publiée.
Par défaut, vous verrez la liste des événements du mois en cours, en commençant par la date la plus ancienne du mois. Si vous souhaitez voir les événements dans l’ordre inverse, en commençant par la dernière date du mois, cliquez sur la flèche à côté de Heure dans l’angle supérieur gauche du volet de droite.
En haut du volet de droite, à droite du bouton Aujourd’hui, vous trouverez deux flèches pointant vers des directions opposées. Si vous souhaitez voir les événements du mois précédent, cliquez sur la flèche gauche. La flèche droite vous mènera aux événements du mois suivant.
Vous pouvez également trier les autres catégories (Titre de l’événement, Créé par et Publié dans) dans l’ordre alphabétique ou alphabétique inverse en cliquant sur les flèches haut et bas à côté de chacune des catégories.
Pour afficher les détails de l’événement, cliquez sur l’événement pour ouvrir la fenêtre modale Détails de l’événement.
Trouver un événement dans Tâches et plus
Vous pouvez facilement trouver un événement grâce à la recherche avec filtres, disponible dans Tâches et plus. Pour rechercher un événement, procédez comme suit :
1. Accédez à Tâches et plus via la barre de navigation de gauche.
2. Sous Événements dans le volet de gauche, sélectionnez l’onglet approprié associé à l’événement que vous recherchez.
3. Commencez à taper du texte dans la barre de recherche en haut à droite. Au fur et à mesure que vous tapez, une liste de résultats correspondant à votre recherche apparaîtra dans le volet de droite.
Afficher dans une conversation
Pour accéder à la conversation dans laquelle l’événement est publié, procédez comme suit :
1. Accédez à Tâches et plus via la barre de navigation de gauche.
2. Trouvez l’événement en parcourant la liste des événements ou à l’aide de la barre de recherche en haut à droite.
3. Passez votre souris sur l’événement et cliquez sur l’icône en forme de double bulle de discussion Afficher la conversation qui apparaît tout à droite.
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